Tips voor het inspreken van een zakelijke voicemail
Als je niet bereikbaar bent, dan is je voicemail de eerste indruk die je klanten van jouw bedrijf krijgen. Hoe je deze inspreekt, bepaalt dus je bedrijfsimago. Let daarom op de volgende zaken:
1. Begroeting
Begin met een vriendelijke begroeting. Omdat je niet weet op welk tijdstip de beller belt, kun je het beste een neutraal Goedendag gebruiken. Zeg pas daarna de naam van het bedrijf en je eigen naam. Het is namelijk belangrijker dat de beller die goed verstaat.
Spreek de naam van je bedrijf en je eigen naam duidelijk en langzaam uit. Zodat je klant zeker weet of hij het goede nummer heeft gebeld.
Spreek met je collega’s af dat jullie je begroeting allemaal volgens hetzelfde principe inspreken. Dat komt herkenbaar over voor klanten.
2. Houd het zakelijk
Houd je boodschap zakelijk. Dat betekent niet dat je niet vrolijk mag klinken. Graag zelfs! Maar probeer niet lollig te zijn, want dat komt niet bij iedereen professioneel over.
Maak de boodschap niet te lang. Klanten houden niet van wachten. Kort en krachtig is dus beter.
3. Beleefd
Hoewel je misschien al je klanten aanspreekt met jij, klinkt het op je zakelijke voicemail professioneler om deze in te spreken met u. Dit hangt uiteraard wel af van de branche waarin je werkt. Als je twijfelt, ga dan voor de zekere optie. Je kunt altijd beter te beleefd zijn dan te populair.
4. Spreektaal
Het is belangrijk om op je voicemail netjes te spreken, maar overdrijf het niet. Veel mensen spreken hun voicemail in met de boodschap: ik ben niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen. Dat is prima als je dat normaal ook zo zegt. Klinkt dit voor jou te overdreven? Houd het dan bij: ik kan op dit moment helaas de telefoon niet opnemen.
5. Achtergrondgeluiden
Let bij het inspreken van je zakelijke voicemail goed op achtergrondgeluiden. Vaak ben je er zelf niet van bewust, maar het klinkt niet professioneel als op de achtergrond de wasmachine draait en de hond er doorheen blaft. Ook inspreken in de auto levert vaak veel achtergrondruis op. Om zeker te weten dat het stil is, luister je na het inspreken je voicemail nog eens af.
6. Je eigen boodschap
Veel providers leveren een standaardboodschap, bijvoorbeeld Dit is de voicemail van telefoonnummer 5647 etc. of <jouw eigen naam> kan op dit moment de telefoon niet opnemen. Deze berichten komen niet erg professioneel over. Vooral omdat het geluid tussen de vrouwelijke operator en jouw ingesproken naam of telefoonnummer verschilt. Gebruik daarom je eigen boodschap. Natuurlijk kun je dat inspreken ook uitbesteden aan iemand anders, maar laat die persoon dan de hele boodschap inspreken.
7. Stem
Voordat je je voicemail inspreekt, is het goed om even rechtop te gaan zitten en een paar keer diep adem te halen. Spreek dan met een rustige en lage stem je voicemail in. Zo kom je professioneel over. Glimlach terwijl je de boodschap inspreekt, dan klink je vriendelijker.
8. Volg je beloftes op
Een goede zakelijke voicemail kan zijn: Goedendag. Dit is de voicemail van <jouw naam>. Ik kan op dit moment de telefoon niet opnemen. Als u uw naam en telefoonnummer inspreekt, bel ik u zo snel mogelijk terug.
Het is wel zo klantvriendelijk dat de klant zijn nummer kan achterlaten. Hij mag verwachten dat je hem terugbelt wanneer je weer in de gelegenheid bent. Wacht daar niet te lang mee. Bel bij voorkeur nog dezelfde dag terug. Als je pas na kantoortijd weer beschikbaar bent, wacht dan met terugbellen tot de volgende dag.
Een professionele voicemail? Uitbesteden aan professionals!
Vind je zelf dat je geen goede telefoonstem hebt? Dan kun je je voicemail ook laten inspreken door een professionele telefoniste. Wij kunnen je daar bij helpen! Onze ervaren telefonistes staan voor jou klaar om een professionele voicemail in te spreken! Onze voicemails zijn onbeperkt aanpasbaar en in meerdere talen mogelijk.
