Tips voor het opnemen van de telefoon in het Duits
Wanneer je in een andere taal de telefoon opneemt, gaat het niet alleen om
de taal zelf maar ook om wat gebruikelijk is. Wat zeg je als je opneemt? Hoe
sluit je af? We lopen chronologisch met je door een telefoongesprek.
Opnemen
Begin met een begroeting: Guten Morgen of Guten Tag. Daarna zeg je de naam
van het bedrijf en je eigen naam. Vermeld beide langzaam want de klanken
kunnen voor een Duitser minder gebruikelijk zijn dan voor jou. Dat geldt
zeker als je naam met SCH begint.
Hoewel je met voor- en achternaam kunt opnemen, maak je het makkelijker voor
een Duitser als je alleen je achternaam zegt. Bijvoorbeeld: Guten Tag,
Scheltens B.V, Frau / Herr Derksen. Dit klinkt vrij formeel, maar het is
duidelijk wat je achternaam is. Als je opneemt met Fleurtje Derksen, dan weet
een Duitser niet of Fleurtje je voornaam is of bij je achternaam hoort. Vind
je alleen je achternaam te formeel, spreek dan beide namen langzaam uit met
een korte pauze ertussen.
Let op: je zegt geen ‘met’ voor je naam, zoals in het Nederlands: “Met
Fleurtje Derksen”. Eventueel kun je wel zeggen:
“Sie sprechen mit” … of “Hier spricht Frau Derksen.”
Maak de begroeting niet te lang. Je kunt nog toevoegen:
“Was kann ich für Sie tun?” of “Wie kann ich Ihnen helfen?”, maar dat is al
redelijk formeel. Het is vooral belangrijk om de begroeting duidelijk te
doen, zodat je Duitse klant weet wie hij aan de lijn heeft.
Duidelijkheid
Als je de naam niet goed hebt verstaan van de persoon aan de andere kant, kun
je vragen:
“Wie ist Ihr Name bitte? of Mit wem spreche ich bitte”
Als je wilt dat hij het spelt:
“Wie schreibe ich das bitte?”
Heb je niet direct begrepen waarover het gaat dan kun je vragen:
“Warum handelt es sich?”
Als je niet zeker weet of je het goed hebt begrepen, vraag je:
“Verzeihung, könnten Sie das wiederholen?”
Doorverbinden
Als het telefoontje voor je collega is of als iemand anders beter Duits
spreekt, dan verbind je op de volgende manier door:
“Momente bitte. Ich verbinde (Sie mit Herrn / Frau …)”
Let op: het is niet durchverbinden maar alleen verbinden.
Als je collega er niet is, kun je zeggen:
“Es tut mir leid, er/sie ist im Moment nicht im Hause. Möchten Sie eine
Nachricht hinterlassen?”
Is je collega in gesprek, dan zeg je:
“Er/Sie spricht gerade. of Der Anschluss ist gerade besetzt.”
“Möchten Sie warten oder kann ich Frau/Herrn <naam van je collega>
bitten Sie nachher zurückzurufen?”
Telefoon terugpakken
Als je collega niet opneemt, dan kun je zeggen:
“Bitte entschuldigen Sie die Wartezeit. Er/Sie antwortet leider nicht.
Möchten Sie ihm/ihr eine Nachricht hinterlassen oder kann ich Frau/Herrn
<naam van je collega> bitten Sie nachher zurückzurufen?”
Afsluiten
Het is altijd belangrijk goed af te sluiten, zodat jullie beiden met een goed
gevoel ophangen. Raffel dit niet af. Ook al ben je stiekem blij dat je er
vanaf bent. Bedenk dat de Duitser het zeker zal waarderen dat je hem in zijn
taal hebt aangesproken. Houd die goede indruk vast en blijf zorgvuldig tot
het einde.
Als afsluitende zinnen kun je gebruiken:
“Vielen Dank für Ihren Anruf.”
“Ich werde die Nachricht übermitteln” (als je een boodschap doorgeeft)
“Gern geschehen” (als de beller je bedankt)
Tot slot hang je op met “auf Wiederhören.”
Beleefdheid
Duitsers zijn over het algemeen beleefder dan wij. Gebruik dus altijd de
beleefdheidsvorm Sie, zolang je iemand niet kent of hij heeft gezegd dat je
mag tutoyeren. Spreek de persoon aan met Frau of Herr en dan de achternaam.
Achter verzoeken voeg je zoveel mogelijk bitte toe en als aan een verzoek
wordt voldaan, zeg je “Vielen Dank” of “Danke Ihnen.”
Telefoon opnemen in het Duits te spannend?
Heb je regelmatig Duitse klanten aan de lijn? En laat je het liever over aan
iemand die beter Duits spreekt? Dan kun je ervoor kiezen om je (Duitse)
telefoontjes door te schakelen naar BizziPhone. Onze telefoniste is gewend
klanten in het Duits te woord te staan. Zo maak je bovendien een professionele
en internationale indruk op je klanten.
Kijk op onze website om te zien welke pakketten we aanbieden. Wil je ons eerst
gratis 30 dagen uitproberen? Dat kan geheel vrijblijvend!
