Welkom, klanten!
Je wilt zoveel mogelijk klaarstaan voor je klanten. Je wilt bereikbaar zijn
als ze vragen hebben. Tegelijkertijd wil je ze de volle aandacht geven als je
met ze in bespreking zit. Dat geldt ook wanneer je een voorstel voor ze
uitwerkt. Je kunt dus onmogelijk op elk moment klaarstaan voor elke
individuele klant.
Om je klanten toch altijd het gevoel te geven dat ze van harte welkom zijn,
kun je op die momenten je telefoon doorschakelen naar professionele
telefonistes. Zij vangen hun vragen op en beantwoorden deze voor zover
mogelijk.
Professionele telefoonbeantwoording
Als je nog niet eerder met een telefoonservice hebt gewerkt, heb je
ongetwijfeld vragen over hoe telefoonbeantwoording werkt. In dit artikel geven
we zoveel mogelijk antwoord op je vragen.
Een telefoonservice neemt voor jou de telefoon op wanneer je dat zelf niet
kunt. Een externe, professionele telefoniste beantwoordt het gesprek en maakt
notities in jouw eigen dashboard. Zo houd je overzicht op alle inkomende
gesprekken. De telefoniste is getraind in klantcontacten en is geselecteerd
op een prettige telefoonstem. Je kunt er zeker van zijn dat ze een
professionele indruk maakt op je klanten.
Een goed geïnformeerde telefoniste
Daarvoor moet de externe telefoniste natuurlijk wel op de hoogte zijn van
jouw bedrijf. Daarom kun je haar vooraf briefen over je producten of diensten.
Ook kun je haar vertellen over hoe jullie omgaan met de klant, zodat ze daarop
kan aansluiten. Als er in de loop van de tijd zaken wijzigen, kun je dit
melden in het dashboard. Zo is zij altijd geïnformeerd. Dit is wel zo prettig
voor klanten. Voor hen is het vervelend als ze een onwetende telefoniste aan
de lijn krijgen. Als je je telefoniste steeds goed informeert, zal het voor
klanten lijken alsof ze gewoon bij jullie in dienst is.
Doorschakelmogelijkheden
Je kunt zelf doorschakelen wanneer je dat praktisch vindt. Er bestaan
verschillende mogelijkheden:
Handmatig
Bijvoorbeeld als je onderweg bent of in vergadering.
Altijd
Wanneer de vaste telefoniste op vakantie is bijvoorbeeld.
Automatisch, na drie keer overgaan
Als je dit instelt, weet je zeker dat je nooit een telefoontje misloopt omdat
je te laat bent.
Maximale bereikbaarheid
Bereikbaarheid is heel belangrijk voor klanten. Als je de telefoon niet
opneemt, dan zullen de meeste klanten niet meer terugbellen. Een slechte
telefonische bereikbaarheid kan geld kosten.
Door de telefoonbeantwoording uit te besteden, ben je maximaal bereikbaar.
Dat geldt niet alleen tijdens kantooruren, maar ook daarbuiten. Zo zijn wij
op werkdagen bereikbaar van 8.00 tot 22.00 uur en in het weekend van 9.00 uur
tot 17.00 uur.
Je kunt zelfs een apart avond- en weekendabonnement bij ons afsluiten. Dan
kun jij genieten van je welverdiende rust, terwijl je klanten netjes worden
opgevangen.
Overzicht in alle inkomende klantcontacten
Als je je telefoon naar ons doorschakelt, dan stuurt onze telefoniste je na
elk inkomend gesprek een bericht per SMS en/of e-mail. Dan kun je beoordelen
of je gelijk wilt terugbellen. Ook zet ze deze notities in je eigen dashboard.
Daar heb je een compleet overzicht van alle inkomende gesprekken.
Als jullie werken met een eigen CRM, ERP of agendasoftware, zetten we het
direct daarin. Onze telefoondienst kan naadloos integreren met jouw workflow.
Flexibiliteit
BizziPhone biedt contracten die dagelijks opzegbaar zijn. Als er iets
verandert, ben je flexibel om je contract aan te passen of op te zeggen.
Je bent zeker flexibeler dan met een telefoniste in vaste dienst, want je
hebt geen personeelsverantwoordelijkheden. Je hoeft geen sociale lasten af te
dragen of vervanging te zoeken als ze op vakantie is. Dat maakt het onderaan
de streep een stuk goedkoper.
Telefoonbeantwoording door een telefoonservice: iets voor jou?
In dit artikel vertelden we je kort wat telefoonbeantwoording inhoudt. Er is
echter nog veel meer mogelijk. Zo kan je externe telefoniste bijvoorbeeld ook
op jouw verzoek een klant terugbellen. Dat is handig om afspraken in te plannen
of informatie op te vragen. Dat scheelt weer tijd. Die kun je beter besteden
aan doen waar je goed in bent. Jij happy én je klanten happy.
Wil je meer weten over de mogelijkheden? Kijk dan eens naar de verschillende
pakketten die we bieden.
Wij bieden je bovendien gratis en vrijblijvend een proefperiode van 30 dagen.
Zo kun je zelf het gemak van telefoonbeantwoording ervaren voordat je een
keuze maakt.
